Überblick

Professionelle Organisation der 24-Stunden-Betreuung

Mit CareOrganise ist es möglich, einfach und übersichtlich Daten zu verwalten, Qualitätssicherungsmaßnahmen zu dokumentieren und die Leistungen der Agentur abrufbar zu machen.

Dashboard
Das Wichtigste zuerst
  • Agentur-Kennzahlen
  • Geburtstags- und Jubiläumsliste
  • Wichtige Notizen
  • Erinnerungen
  • Offene Aufgaben
  • Kalender-Service
Kontaktmanagement
Daten am Point of Interest managen
  • Stammdaten
  • Beziehungen
  • Notfallkontakte
  • Anforderungen des Klienten
  • Qualifikationsprofil der Betreuer
Dokumentenmanagement
Dateien schnell ablegen, ansehen und herunterladen
Ereignisse und Aktivitäten dokumentieren
  • Dateien-Upload per Drag & Drop
  • Kategorisierung
  • Dokumenten-Vorschau
  • Multipler Download
  • Ablage mit Ordnerstruktur
  • Notizen mit Anlagen
  • Lese- und Druckfunktionen
Listen
Informationen rasch und einfach finden
  • Smarte Listdarstellung
  • Sortierfunktionen
  • Filterfunktionen
  • Volltextsuche
  • Druckfunktionen
  • Individualisierbarer Excel-Export
Zusammenarbeit
Mit anderen bequem zusammenarbeiten
  • Notizen
  • Aufgaben
  • Checklisten
  • externe Partner
  • externe CaseManager (diplomiertes Fachpersonal)
E-Mail Versand
E-Mails direkt aus der Applikation senden
  • Rechnungen
  • Zahlungsaufforderungen
  • etc.
Betreuungsprozess
Den gesamten Prozess von der Anfrage bis zur Beendigung intelligent steuern
  • Vermittlungsdaten
  • Vermittlungsvertrag
  • Übertragung von Dienstleistungen
  • Betreuungsdaten
  • Organisationsvertrag
  • Betreuungsvertrag
  • Formularwesen
  • Einsatzdaten
  • Einsatzliste
  • Einsatzplanung
  • Wechselorganisation
  • Transportorganisation
Hausbesuche
Planung und Durchführung Ihrer Qualitätssicherung einfach und übersichtlich steuern
  • globale Planungsliste
  • Integration der externen Case Manager
  • ausführliche Dokumentation (in Form von Text, Bildern und weiteren Anlagen) mit praktischer Leseansicht
  • automatischer Export in das Kalenderservice
  • Synchronisierung von Hausbesuchsterminen mit der Zeiterfassung
Verrechnung
Rechnungen automatisiert auf Knopfdruck erstellen und die Zahlungen überblicken
  • Agentur-Verrechnung
  • Betreuer-Verrechnung
  • manuelle Rechnungen
  • Gutschriften und Stornos
  • Netto- und Bruttoverrechnung
  • Rechnungsnummern-Verwaltung
  • Datev-Schnittstelle
  • Einzahlungen
  • Auszahlungen
  • Direktzahlungen
  • Zahlungsbestätigungen
  • Offene Kontostände
  • Erlagscheine
Zeitmanagement
Leistungen zeitbezogen erfassen
  • Leistungszeiten
  • Arbeitszeiten
  • verrechenbare Zeiten
  • Auswertungsvarianten
Auswertungen
das Controlling zur Steuerung nutzen
  • Reports für Tippgeber
  • Entgelte
  • Einsatztage
  • Verrechnete Artikel
  • Erstellte Förderanträge
  • Qualitätszertifizierung
  • Zeiterfassung
Support
Wir sind für Sie da
  • Hilfe-Bereich
  • Tutorials
  • FAQ
  • per E-Mail
  • per Telefon
  • Online
  • Schulungen
  • Integration
  • Benachrichtigungen
  • Feedback
Administration
Benutzer, Daten, Vorlagen einfach und sicher steuern
  • Berechtigungssystem
  • Case Management
  • Agentur-Stammdaten
  • Artikelverwaltung
  • Checklisten-Management
  • Datenfeldverwaltung
  • Formularvorlagen
  • Backup-Assistent
Sicherheit
Daten nach dem Stand der Technik verarbeiten
  • Verschlüsselung
  • Automatische Speicherung
  • Änderungsprotokollierung
  • Aktivitätenprotokollierung
  • Kennwort-Richtlinien
  • Updates
  • Release-Management
Datenschutz
DSGVO-konform Daten verarbeiten
  • Dienstleistungsvertrag
  • Nutzungsbedingungen
  • Technisch-organisatorische Maßnahmen
  • Datenklassifikation
Kontaktmanagement

Kontaktmanagement

Alle Kontakte zentral durchsuchen und alle Daten mit einem Klick aufrufen.

Mit Kategorien die Kontakte taggen und Notizen bzw. Aufgaben zu den Kontakten erstellen.

Interessenten einfach in Klienten und Bewerber in Betreuer umwandeln.

Den Betreuungsbedarf des Klienten erheben und mit dem Profil der Betreuungspersonen matchen.

Kontakte miteinander verknüpfen und rasch von einem Kontakt zum anderen wechseln.

Klienten- und Betreuerdokumente uploaden und jederzeit verfügbar haben.

Die Daten und Anforderungen des Klienten werden innerhalb von Minuten eingegeben. Durch das Verknüpfen mit anderen Kontakten werden die Angehörigen und Kontaktpersonen des Klienten festgelegt und die Kontaktdaten sind mit wenigen Klicks abrufbar.

Die Daten und das Qualifikationsprofil der Betreuungsperson werden rasch erfasst und Dokumente einfach per Drag & Drop hochgeladen. Die wichtigsten Informationen werden auf der Übersicht angezeigt.

Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagement

Dokumente per Drag & Drop, auch mehrere Dateien gleichzeitig, zum Kontakt hochladen und kategorisieren. PDF- und Bild-Dokumente in der Vorschau öffnen. Dokumente, auch mehrere gleichzeitig, herunterladen. Die Aktivitäten bei den Dokumenten ansehen.

Anlagen zu Gesprächsnotizen, Besuchsprotokollen, Leistungsnachweisen usw. hinzufügen.
Durch erstellte Einträge in der Leseansicht durchklicken und die Anlagen in der Vorschau ansehen. Die Aktivitäten bei den Anlagen aufrufen.

Erstellte Verträge und Formulare am Point of Interest jederzeit in der Vorschau öffnen oder herunterladen. Rechnungen beim Kontakt oder in der Verrechnung in der Vorschau öffnen, als PDF - auch mehrere gleichzeitig - herunterladen oder als Excel exportieren.

Dateien in die Ablage per Drag & Drop sicher speichern und strukturiert wiederfinden. PDF- und Bild-Dateien in der Vorschau öffnen. Anlagen, auch mehrere gleichzeitig, herunterladen. Die Aktivitäten bei den Dateien ansehen.

Zusammenarbeit

Zusammenarbeit

Besuchs- und Besprechungsprotokolle zu jedem Kontakt und Aufgaben mit Fälligkeiten erfassen. Nach den Einträgen kann zentral gesucht, getaggt und sortiert werden.
Aufgaben anderen zuweisen und die Einträge anderer verfolgen.

Bei den Notizen werden Gesprächsprotokolle, Besuchsdokumentationen, Anmerkungen etc. erfasst. Die Aufzeichnungen können auch formatiert werden. Offene Aufgaben werden nach Fälligkeit gereiht und farblich nach Dringlichkeit unterschieden.

Externe Benutzer erfassen Bewerberprofile, die bei Übernahme in den Betreuerpool aufgenommen werden. Die Partner-Agentur bearbeitet ihren Bewerberpool und erfasst weitere Informationen in den Notizen.

Betreuungsprozess

Betreuungsprozess

In wenigen Schritten eine Vermittlung und eine Betreuung anlegen. Die Verträge sowie viele weitere Formulare erstellen und als PDF downloaden.
Mit der Wechselliste und der Einsatzliste auf einen Blick sehen, welche Betreuungsperson aktuell beim Klienten ist und wer wann anreist bzw. abreist.

Mit der Auswahl der Formularvorlage wird der Vertrag bzw. das Formular bequem mit der Vorschau im Entwurf aufgerufen, als Dokument erstellt und als PDF gedruckt.

Listen von Einträgen und Checklisten verschaffen einen schnellen Überblick über die Einsätze der Betreuungspersonen und den bereits erledigten Workflow.

Die Einsatzliste zeigt übersichtlich, welche Betreuungsperson aktuell den Klienten betreut und ob eine nächste Betreuungsperson vermittelt werden muss. Mit der Wechselliste - auch als Excel-Export verfügbar - wird bequem die An- und Abreise der Betreuungskräfte organisiert.

Verträge und Formulare

Verträge und Formulare

Mit CareOrganise ist das Vertrags- und Formularmanagement einfach gestaltbar. Verträge und Formulare werden zentral vorgegeben und bedarfsorientiert an der notwendigen Stelle aufgerufen und generiert. Mit dem Entwurfsmodus können Verträge und Formulare vor dem Klientenbesuch vorbereitet und mit wenigen Klicks vor Ort unterschrieben und finalisiert werden.

Formular-Editor
  • Vertrags- und Formularvorlagen zentral verwalten
  • immer die aktuelle Version zur Verfügung stellen
  • Umfangreiche Design- und Formatierungsmöglichkeiten nutzen
  • Ausfüllbare Felder und digitale Unterschriften integrieren
  • Mehrsprachige Verträge hinterlegen
Verträge und Formulare
  • Automatisch mit den Daten des Klienten bzw. der Betreuungsperson befüllen
  • Einzelne Eingabefelder ausfüllen
  • Vertragsentwürfe speichern und zu einem späteren Zeitpunkt erstellen
  • Digitale Unterschriften - auch zeitlich getrennt - erfassen
Vorlagen
  • Viele vorhandene Standard-Verträge und -Formulare nutzen
  • Für den Betreuungsprozess Verträge in der Sprache der Betreuungsperson abrufen
  • Auch individuelle Dokumentationen als PDF-Datei generieren
  • Rechnungen mit dem standardisierten Rechnungslayout erstellen
Erstellte Verträge und Formulare
  • Am Point of Interest jederzeit in der Vorschau öffnen
  • gesammelt als PDF herunterladen
CareOrganise stellt über 70 Standard-Verträge und -Formulare zur Verfügung. Darüber hinaus können weitere Vorlagen oder Vorlagenversionen mit dem umfangreichen Formular-Editor erstellt werden. Hier finden Sie einen Auszug der Vertrags- und Formularvorlagen:

Kontakt

  • Klientenprofil
  • Klientenprofil (anonymisiert)
  • Profil Betreuungsperson (extern)
  • Profil Betreuungsperson (intern)
  • Brief
  • Notizen

Vermittlung

  • Vermittlungsvertrag
  • VV WKO + Beilagen V1 und V2
  • Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung
  • Sepa Lastschrift Mandat

Betreuung

  • Organisationsvertrag
  • OV WKO + Beilagen O1, O2, O3 und O4
  • Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung
  • Betreuungsvertrag
  • BV WKO + Beilagen B1 und B2
  • Vollmacht
  • WKO Vollmacht
  • SMS Vollmacht
  • SVS Vollmacht
  • Widerruf der Vollmacht
  • Gewerbemeldungen
  • Wohnsitzmeldung
  • SVS Antrag auf Dauerbetreuung
  • SVS Einverständniserklärung
  • SVS Beiblatt zur Einverständniserklärung
  • SVS Einverständniserklärung Pflegevereine
  • SVS Versicherungserklärung
  • SMS Förderansuchen
  • Förderantrag NÖ
  • SMS Förderantrag Zusatz / Wechsel
  • Förderzusatz /-wechsel NÖ
  • 3-Monats-Erklärung
  • Übertragung ärztlicher Tätigkeiten
  • Übertragung pflegerischer Tätigkeiten
  • Notfallplan
  • FA Verf 24
  • Ansuchen Unterstützung pflegender Angehöriger

Verrechnung

  • Agenturrechnung
  • Rechnung Betreuungsperson
  • Organisationsrechnung
  • Gutschrift
  • Rechnungsstorno
  • Gutschriftstorno
  • Zahlungsbestätigung
  • Erlagschein
  • E-Mail Rechnung
  • E-Mail Zahlungserinnerung
Hausbesuche

Hausbesuche

Ein zentrales Thema in der Betreuung von pflegebedürftigen Menschen ist die Qualitätssicherung. Entsprechend den Vorgaben des ÖQZ-24 (Österreichisches Qualitätszertifikat für Vermittlungsagenturen in der 24-Stunden-Betreuung - https://oeqz.at/) sollte mit einer Regelmäßigkeit von zumindest ein Mal pro Quartal eine verpflichtende Qualitätskontrolle beim Klienten erfolgen. CareOrganise bietet hierfür das passende Werkzeug, um den Überblick zu behalten und die Planbarkeit der Hausbesuche sicherzustellen.

Verrechnung

Verrechnung

Die Rechnungsvorschläge sind bearbeitbar und die Rechnungen können nach der Freigabe mit einem Klick erstellt und als PDF ausgedruckt werden. Mit dem PDF-Generator werden individuell ausgewählte Rechnungen in einem PDF heruntergeladen.

Zahlungen der Kunden und Auszahlungen an die Betreuungspersonen werden erfasst und sind am Konto sofort ersichtlich. Offene Kontostände können mit einem Klick abgerufen werden.

Schnittstellen

Schnittstellen

Mit CareOrganise können Sie alle Fakturierungsbelege bequem als Excel-Datei exportieren und in Ihr Buchhaltungsprogramm übernehmen.

Zusätzlich bietet CareOrganise die Möglichkeit, einen Datev-Export der Agentur-Belege zu erstellen. Die exportierte CSV-Datei kann in einem weiteren Schritt in Ihr Buchhaltungsprogramm importiert werden, sofern Ihr Buchhaltungsprogramm Datev unterstützt. Buchungen können so automatisiert durchgeführt werden.

Zeitmanagement

Zeitmanagement

Mit dem Zeitmanagement von CareOrganise können Sie Ihre zeitlichen Aufwendungen pro Benutzer auf verschiedenen Ebenen aufzeichnen und auswerten. Die Möglichkeit, Zeit bei einer Notiz, einem Kontakt oder global zu erfassen, eröffnet Ihnen ein vielseitiges Spektrum an Anwendungs- möglichkeiten - von der Leistungserfassung beim Kunden bis zur Arbeitszeitaufzeichnung. Diverse Auswertungsmöglichkeiten runden diese Funktionalität ab und machen das Zeitmanagement zu einem praktischen Werkzeug im CareOrganise Tool-Set.

Administration

Administration

Individuelle Einstellungen können vorgenommen werden.

Agentur-Stammdaten, Rechnungsnummerierung und Formularvorlagen sind individuell konfigurierbar.
Artikel und Qualifikationsprofile werden bequem einmalig hinterlegt.
Datenfelder, Selektwerte und Infofelder sind individuell definierbar.

Support

Support

Kundenservice, Qualität und Innovation stehen bei uns im Mittelpunkt. Wir begleiten den Kunden bei der Softwareimplementierung, leisten Support im laufenden Betrieb und entwickeln CareOrganise kontinuierlich weiter.

Softwareeinführung
CareOrganise bietet die Möglichkeit, mit einer Template-Version sofort mit dem operativen Betrieb zu starten. Wenn Sie jedoch individuelle Formulare im System hinterlegen wollen, bieten wir Ihnen auch hier Unterstützung an. Haben Sie ganz spezielle Anforderungen, können wir diese gemeinsam erarbeiten und planen. Wenn gewünscht, stehen wir auch gerne für Schulungen zur Verfügung.

Support
CareOrganise hat viele Hinweise und Tipps integriert, sodass sich die Bedienung einfach gestaltet. Mit der Online-HIlfe ist es möglich, Details über Funktionalitäten und Prozesse abzurufen. Je nach gewähltem Paket stehen Ihnen weiters ein E-Mail-Support, Telefon-Support oder Priority-Support zur Verfügung.

Weiterentwicklung
Haben Sie eine neue Anforderung oder eine Idee, wie Sie Ihre operativen Prozesse noch effizienter gestalten könnten? Dann sprechen Sie mit uns. Wir entwickeln CareOrganise laufend weiter.

Sicherheit

Sicherheit

Datenschutz und Datensicherheit ist uns sehr wichtig. Daher haben wir uns für einen europäischen Cloud Provider und ein Data Center in Frankfurt entschieden. Neben den Standardmaßnahmen zur Datensicherheit kommen folgende Maßnahmen und Technologien bei CareOrganise zum Einsatz:

Verschlüsselte Datenübertragung
CareOrganise setzt - wie auch Online-Banking-Systeme - SSL (Secure Sockets Layer) zur sicheren, verschlüsselten Datenübertragung ein. SSL ist ein Netzwerkprotokoll, das den Datenaustausch zwischen einem Server und dem Client absichert. Der Server wird durch eine vertrauenswürdige Organisation zertifiziert, die den Domainnamen von CareOrganise überprüft.
Datenhoheit - Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Der Kunde hat die alleinige Hoheit über seine Daten, die in einer eigenen Datenbank getrennt von anderen gespeichert sind. Sie als Kunde bestimmen, welche Daten wie und von wem verarbeitet werden. Die getrennte Datenhaltung ermöglicht es, CareOrganise auf individuelle Bedürfnisse zu konfigurieren, wie z.B. individuelle Eingabefelder, eigene Formularvorlagen, spezielle Voreinstellungen.
Regelmäßige Backups
Es werden zweimal täglich Sicherungskopien in ein externes Rechenzentrum erstellt. Außerdem werden die Daten in redundanten Systemen (mind. N + 1) gespeichert.
Zertifizierungen
CareOrganise wird auf Infrastrukturen gehostet, die von unabhängigen Dritten nach ISO 27001, BS 25999 und PCI-DSS zertifiziert sind.
Auf Wunsch können wir noch mehr Sicherheit anbieten
  • VPN - virtuelles privates Netzwerk: Der Client wird ausschließlich mit dem zugeordneten Netz verbunden
  • Zwei-Faktor-Identifizierung: Neben dem Benutzerkennwort wird ein weiterer Schlüssel zur Authentifizierung eingegeben - wie bei der Online-Überweisung mittels Benutzerkennwort und PIN oder TAN
  • Private Cloud: Die Daten werden auf einem eigenen Server gespeichert.
Datenschutz

CareOrganise und die DSGVO

Mit 25. Mai 2018 trat die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft und stärkte die Rechte der Bürger in der EU auf den Schutz ihrer personenbezogenen Daten. CareOrganise hatte schon vorher einen hohen Datenschutz- und Datensicherheitsstandard, welchen wir weiterhin überprüfen und gegebenenfalls verbessern. Im Folgenden werden einige Maßnahmen angeführt, die die Kunden von CareOrganise bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen.

Informationen
Bereitstellung von Informationen über die DSGVO
Verarbeitungsverzeichnis
Herunterladen einer Vorlage für das Verarbeitungsverzeichnis
Support
Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen durch den CareOrganise-Support
Auftragsverarbeiter-Vertrag
DSGVO konformer Auftragsverarbeiter-Vertrag
Dokumentation
jederzeit zugängliche Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen von CareOrganise
Einwilligungserklärung
Drucken einer Einwilligungserklärung für Klienten, Betreuungspersonen und sonstige Kontakte
Datenklassifizierung
Datenklassifizierung der erfassten und verarbeiteten Daten von CareOrganise
Leitfaden
Bereitstellung eines Leitfadens zur Umsetzung der DSGVO
Maßnahmen zur Wahrung der Rechte der betroffenen Personen
  • Recht auf Auskunft: Sofortige Export von Daten der betroffenen Person
  • Recht auf Berichtigung: Protokollierung der Richtigstellung
  • Recht auf Löschung: Datensätze können individuell gelöscht werden
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Export von spezifischen Datensätzen
Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutz-Grundsätze
  • Transparenz: Sofortige Auskunftsmöglichkeit über die verarbeiteten personenbezogenen Daten, Protokollierung am Point of Interest
  • Datenminimierung: Individuelle Einstellbarkeit des Sets an Eingabefeldern
  • Speicherbegrenzung: Datensätze können individuell gelöscht werden.
  • Richtigkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit: Zugriffskonzept und -überprüfung, Login- und Berechtigungskonzept, automatische Speicherung, stufenweise Eingabekontrolle, Eingabeprotokollierung, automatische Updates

Für Fragen steht Ihnen Herr Roland Bole, Bakk. MSc (+43 (0) 664-23 00 365, support@careorganise.com) gerne zur Verfügung.