Überblick

Professionelles Management der 24-Stunden-Betreuung

Mit CareOrganise ist es möglich, einfach und übersichtlich Daten zu verwalten,
Qualitätssicherungsmaßnahmen zu dokumentieren und die Leistungen der Agentur
abrufbar zu machen.

Auszug aus den verfügbaren Funktionen:

  • Zentrale Verwaltung von Kontakten und die Möglichkeit einer schnellen Suche nach
    Begriffen und Kategorien
  • Anforderungs- und qualifikationsorientierte Vorauswahl von Betreuungskräften
  • einfache Erstellung von Besuchsprotokollen, Besprechungsnotizen, etc.
  • Informationen zu jedem Kontakt und Zuweisung von Aufgaben zu Benutzern
  • Unkompliziertes Anlegen von Vermittlungen und Betreuungen
  • Erstellen und Abrufen von Verträgen und Formularen per Knopfdruck
  • jederzeitige Verfügbarkeit der aktuellen Einsatzliste und Wechselliste der
    Betreuungskräfte
  • automatisierte Verrechnung und Abrechnung der Agentur- und Betreuungsleistungen
  • Änderungsprotokollierung der Daten zur lückenlosen Dokumentation
  • automatische Speicherung
Kontaktmanagement

Kontaktmanagement

Alle Kontakte zentral durchsuchen und alle Daten mit einem Klick aufrufen.

Mit Kategorien die Kontakte taggen und Notizen bzw. Aufgaben zu den Kontakten erstellen.

Interessenten einfach in Klienten und Bewerber in Betreuer umwandeln.

Den Betreuungsbedarf des Klienten erheben und mit dem Profil der Betreuungspersonen matchen.

Kontakte miteinander verknüpfen und rasch von einem Kontakt zum anderen wechseln.

Klienten- und Betreuerdokumente uploaden und jederzeit verfügbar haben.

Die Daten und Anforderungen des Klienten werden innerhalb von Minuten eingegeben. Durch das Verknüpfen mit anderen Kontakten werden die Angehörigen und Kontaktpersonen des Klienten festgeleget und die Kontaktdaten sind mit wenigen Klicks abrufbar.

Die Daten und das Qualifikationsprofil der Betreuungsperson werden rasch erfasst und Dokumente einfach per Drag & Drop hochgeladen. Die wichtigsten Informationen werden auf der Übersicht angezeigt.

Zusammenarbeit

Zusammenarbeit

Besuchs- und Besprechungsprotokolle zu jedem Kontakt und Aufgaben mit Fälligkeiten erfassen. Nach den Einträgen kann zentral gesucht, getaggt und sortiert werden.
Aufgaben anderen zuweisen und die Einträge anderer verfolgen.

Bei den Notizen werden Gesprächsprotokolle, Besuchsdokumentationen, Anmerkungen etc. erfasst. Die Aufzeichnungen können auch formatiert werden. Offene Aufgaben werden nach Fälligkeit gereiht und farblich nach Dringlichkeit unterschieden.

Externe Benutzer erfassen Bewerberprofile, die bei Übernahme in den Betreuerpool aufgenommen werden. Die Partner-Agentur bearbeitet ihren Bewerberpool und erfasst weitere Informationen in den Notizen.

Vermittlungen & Betreuungen

Vermittlungen und Betreuungen

In wenigen Schritten eine Vermittlung und eine Betreuung anlegen. Die Verträge sowie viele weitere Formulare erstellen und als PDF downloaden.
Mit der Wechselliste und der Einsatzliste auf einen Blick sehen, welche Betreuungsperson aktuell beim Klienten ist und wer wann anreist bzw. abreist.

Mit der Auswahl der Formularvorlage wird der Vertrag bzw. das Formular bequem mit der Vorschau im Entwurf aufgerufen, als Dokument erstellt und als PDF gedruckt.

Listen von Einträgen und Checklisten verschaffen einen schnellen Überblick über die Einsätze der Betreuungspersonen und den bereits erledigten Workflow.

Die Einsatzliste zeigt übersichtlich, welche Betreuungsperson aktuell den Klienten betreut und ob eine nächste Betreuungsperson vermittelt werden muss. Mit der Wechselliste - auch als Excel-Export verfügbar - wird bequem die An- und Abreise der Betreuungskräfte organisiert.

Verrechnung

Verrechnung

Die Rechnungsvorschläge sind bearbeitbar und die Rechnungen können nach der Freigabe mit einem Klick erstellt und als PDF ausgedruckt werden. Mit dem PDF-Generator werden individuell ausgewählte Rechnungen in einem PDF heruntergeladen.

Zahlungen der Kunden und Auszahlungen an die Betreuungspersonen werden erfasst und sind am Konto sofort ersichtlich. Offene Kontostände können mit einem Klick abgerufen werden.

Administration

Administration

Individuelle Einstellungen können vorgenommen werden.

Agentur-Stammdaten, Rechnungsnummerierung und Formularvorlagen sind individuell konfigurierbar.
Artikel und Qualifikationsprofile werden bequem einmalig hinterlegt.
Datenfelder, Selektwerte und Infofelder sind individuell definierbar.

Service

Service

Kundenservice, Qualität und Innovation stehen bei uns im Mittelpunkt. Wir begleiten den Kunden bei der Softwareimplementierung, leisten Support im laufenden Betrieb und entwickeln CareOrganise kontinuierlich weiter.

Softwareeinführung
CareOrganise bietet die Möglichkeit, mit einer Template-Version sofort mit dem operativen Betrieb zu starten. Wenn Sie jedoch individuelle Formulare im System hinterlegen wollen, bieten wir Ihnen auch hier Unterstützung an. Haben Sie ganz spezielle Anforderungen, können wir diese gemeinsam erarbeiten und planen. Wenn gewünscht, stehen wir auch gerne für Schulungen zur Verfügung.

Support
CareOrganise hat viele Hinweise und Tipps integriert, sodass sich die Bedienung einfach gestaltet. Mit der Online-HIlfe ist es möglich, Details über Funktionalitäten und Prozesse abzurufen. Je nach gewähltem Paket stehen Ihnen weiters ein E-Mail-Support, Telefon-Support oder Priority-Support zur Verfügung.

Weiterentwicklung
Haben Sie eine neue Anforderung oder eine Idee, wie Sie Ihre operativen Prozesse noch effizienter gestalten könnten? Dann sprechen Sie mit uns. Wir entwickeln CareOrganise laufend weiter.

Datensicherheit

Datensicherheit

Datenschutz und Datensicherheit ist uns sehr wichtig. Daher haben wir uns für einen europäischen Cloud Provider und ein Data Center in Frankfurt entschieden. Neben den Standardmaßnahmen zur Datensicherheit kommen folgende Maßnahmen und Technologien bei CareOrganise zum Einsatz:

Verschlüsselte Datenübertragung
CareOrganise setzt - wie auch Online-Banking-Systeme - SSL (Secure Sockets Layer) zur sicheren, verschlüsselten Datenübertragung ein. SSL ist ein Netzwerkprotokoll, das den Datenaustausch zwischen einem Server und dem Client absichert. Der Server wird durch eine vertrauenswürdige Organisation zertifiziert, die den Domainnamen von CareOrganise überprüft.
Datenhoheit - Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Der Kunde hat die alleinige Hoheit über seine Daten, die in einer eigenen Datenbank getrennt von anderen gespeichert sind. Sie als Kunde bestimmen, welche Daten wie und von wem verarbeitet werden. Die getrennte Datenhaltung ermöglicht es, CareOrganise auf individuelle Bedürfnisse zu konfigurieren, wie z.B. individuelle Eingabefelder, eigene Formularvorlagen, spezielle Voreinstellungen.
Regelmäßige Backups
Es werden zweimal täglich Sicherungskopien in ein externes Rechenzentrum erstellt. Außerdem werden die Daten in redundanten Systemen (mind. N + 1) gespeichert.
Zertifizierungen
CareOrganise wird auf Infrastrukturen gehostet, die von unabhängigen Dritten nach ISO 27001, BS 25999 und PCI-DSS zertifiziert sind.
Auf Wunsch können wir noch mehr Sicherheit anbieten
  • VPN - virtuelles privates Netzwerk: Der Client wird ausschließlich mit dem zugeordneten Netz verbunden
  • Zwei-Faktor-Identifizierung: Neben dem Benutzerkennwort wird ein weiterer Schlüssel zur Authentifizierung eingegeben - wie bei der Online-Überweisung mittels Benutzerkennwort und PIN oder TAN
  • Private Cloud: Die Daten werden auf einem eigenen Server gespeichert.
DSGVO

CareOrganise und die DSGVO

Mit 25. Mai 2018 tritt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Kraft und stärkt die Rechte der Bürger in der EU auf den Schutz ihrer personenbezogenen Daten. CareOrganise hat schon jetzt einen hohen Datenschutz- und Datensicherheitsstandard, welchen wir aber weiterhin überprüfen und gegebenenfalls verbessern. Im Folgenden werden einige Maßnahmen angeführt, die unsere Kunden von CareOrganise bei der Einhaltung der DSGVO unterstützen.

Informationen
Bereitstellung von Informationen über die DSGVO
Verarbeitungsverzeichnis
Herunterladen einer Vorlage für das Verarbeitungsverzeichnis
Support
Unterstützung bei der Umsetzung von Maßnahmen durch den CareOrganise-Support
Auftragsverarbeiter-Vertrag
DSGVO konformer Auftragsverarbeiter-Vertrag
Dokumentation
jederzeit zugängliche Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen von CareOrganise
Einwilligungserklärung
Drucken einer Einwilligungserklärung für Klienten, Betreuungspersonen und sonstige Kontakte
Datenklassifizierung
Datenklassifizierung der erfassten und verarbeiteten Daten von CareOrganise
Leitfaden
Bereitstellung eines Leitfadens zur Umsetzung der DSGVO
Maßnahmen zur Wahrung der Rechte der betroffenen Personen
  • Recht auf Auskunft: Sofortige Export von Daten der betroffenen Person
  • Recht auf Berichtigung: Protokollierung der Richtigstellung
  • Recht auf Löschung: Datensätze können individuell gelöscht werden
  • Recht auf Datenübertragbarkeit: Export von spezifischen Datensätzen
Maßnahmen zur Einhaltung der Datenschutz-Grundsätze
  • Transparenz: Sofortige Auskunftsmöglichkeit über die verarbeiteten personenbezogenen Daten, Protokollierung am Point of Interest
  • Datenminimierung: Individuelle Einstellbarkeit des Sets an Eingabefeldern
  • Speicherbegrenzung: Datensätze können individuell gelöscht werden.
  • Richtigkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit: Zugriffskonzept und -überprüfung, Login- und Berechtigungskonzept, automatische Speicherung, stufenweise Eingabekontrolle, Eingabeprotokollierung, automatische Updates

Für Fragen steht Ihnen Herr Roland Bole, Bakk. MSc (+43 (0) 664-23 00 365, support@careorganise.com) gerne zur Verfügung.