Schriftverkehr

Eine wesentlicher Vorteil von CareOrganise ist sein integrierter Datenstrom. Daten einmal erfasst, können an vielen Stellen verwendet werden. Einen solchen UseCase möchte ich an dieser Stelle kurz vorstellen.

UseCase Schriftverkehr

Stellen Sie sich vor, Sie schreiben einen Brief oder eine Nachricht an einen Kunden. Diese Nachricht soll auch beim Kunden hinterlegt sein, damit man die Information schnell griffbereit hat, z.B. wenn man mit dem Kunden telefoniert oder wenn man Geschriebenes und Gesprochenes nachlesen möchte.

CareOrganise bietet dafür eine flexible Lösung an. Durch die Zentralisierung der Daten können solche Anwendungsfälle direkt in CareOrganise abgebildet werden. In CareOrganise können zu jedem Kontakt beliebige Notizen oder Kommentare geschrieben werden. Jeder dieser Einträge kann als PDF exportiert werden. Weiters können zu diesen Kommentaren noch zusätzlich Aufgaben mit Fälligkeit an sich selbst oder an andere im Team erstellt werden. Durch die Integration eines leistungsfähigen Vorlageneditors ist es möglich, unterschiedliche Vorlagen anzulegen und diese auf eine oder beliebig viele Notizen anzuwenden.

Sie können eine Notiz z.B. für eine interne Verwendung mit einer Standardvorlage ausdrucken, oder aber Sie können dieselbe Notiz mit einer Schriftverkehrsvorlage ausdrucken. Durch die integrierte Vorschau können Sie noch vor dem endgültigen Ausdruck der PDF Datei das Ergebnis und den Inhalt kontrollieren und gegebenenfalls Änderungen am Text oder der Vorlage durchführen. Dadurch, dass die Vorlage direkt auf die Daten des Kontaktes zugreift, können in der Vorlage Platzhalter für Name, Anschrift etc. gesetzt werden, welche dann bei jedem Kontakt korrekt befüllt werden. Das Ergebnis ist ein Vorlagensystem, welches in seiner Endausbaustufe sogar mit Serienbrief-Funktionalität aufwarten wird können.

Durch diese Vorgehensweise haben Sie automatisch die geschriebene Information direkt beim Kontakt hinterlegt, benötigen keine zusätzliche Software zur Finalisierung und haben zusätzlich den Vorteil einer Volltextsuche, durch welches das Auffinden von Informationen sehr einfach ist. Abgerundet wird das Ganze noch durch einen sauberen PDF Druck.

Einen weiteren UseCase stellt z.B. die Dokumentationspflicht dar, welche Sie durch die Standesregeln gegenüber Ihren Kunden zu erfüllen haben.

§ 10. Die auf Basis des Vermittlungsvertrags vom Vermittler erbrachten laufenden Leistungen (§ 9 Abs. 2 Z 3) sind regelmäßig zu dokumentieren und dem Vertragspartner auf Verlangen zugänglich zu machen oder abschriftlich auszufolgen. (vgl. RIS)

UseCase laufende Dokumentation

CareOrganise bietet auch die Möglichkeit, spezielle Dokumentationsarten zu führen. Durch ein gezieltes Setzen von Kategorien, also Zuordnungen, können durch die leistungsfähige Suche jene Einträge gefiltert werden, welche zum Leistungsnachweis erforderlich sind. Dieses Vorgehen kann auch bei anderen Anlassfällen verwendet werden und ist nicht auf den obigen Fall beschränkt. Durch das gezielte Anwenden einer speziell von Ihnen erstellten Vorlage kann somit für Ihren Kunden der benötigte Nachweis Ihrer Leistung schnell und einfach erbracht werden, quasi mit ein paar wenigen Mausklicks. Das aufwendige Zusammenschreiben von Tätigkeiten entfällt komplett.

Durch ein strategisches Vorgehen im Bereich der Dokumentation lassen sich so zwei wesentliche Qualitätsmerkmale für Ihre Organisation realisieren:

• Überblick darüber, was besprochen, geschrieben bzw. vereinbart wurde und
• eine effiziente Nachweiserbringung Ihrer Tätigkeiten gegenüber dem Kunden.

An dieser Stelle sei noch erwähnt, dass wir Ihnen auch speziell für Ihre Situation ein passendes Szenario erarbeiten, sodass Sie bequem die Vorzüge von CareOrganise nutzen können. Durch den flexiblen Vorlagen-Editor ist es möglich, Ihre Vorlagen an Ihre Bedürfnisse exakt anzupassen.

 

Hinweis: Alle Angaben ohne Gewähr.